1. 들어가며

어떤 사안에 대해 말을 할 때, 쉽게 이해되게 말을 하는 사람이 있고 무슨 말을 하는지 잘 이해되지 않게 말하는 사람이 있듯이, 같은 주제로 공문서를 작성해도 쉽게 이해가 되는 공문이 있는 반면에 몇 번을 읽어도 이해가 잘되지 않는 공문이 있습니다.

학교 현장에서는 하루에도 수없이 많은 공문을 접수하고, 처리하곤 합니다. 하루는 부장교사 한 분이 공문에 대해 물어볼 말이 있다고 저에게 왔습니다. 도대체 무슨 뜻인지 무엇을 보고하라는 건지 이해가 잘 되지 않는다고 해석해 달라는 취지였습니다. 몇 번을 읽어 본 결과 나름 해석을 해서 설명한 적이 있습니다.

공문서는 내용의 요지가 분명하고 명확하게 드러나게 작성해야 받아 보는 사람이 쉽게 파악하고 이해하여 업무를 처리하는 데 어려움이 없습니다. 그런데 가끔 교육부에서 온 공문을 내용 수정 없이 그대로 이첩하거나, 핵심적인 내용을 요약하여 현장에 혼란이 없이 보내야 함에도 불구하고 수십 장이 되는 첨부물을 그대로 현장에 보내 업무를 처리하는 시간이 늘어나게 하는 공문이 있습니다.

교육전문직의 전문성은 업무 수행 능력 및 추진력에서도 빛나겠지만 현장에서 이해하기 쉽고 요점 정리가 잘 되어 있는 공문서 작성이 전문성의 시작이라고 생각합니다.

따라서 이번 호에서는 교육전문직이 늘 유념하고 실천해야 할 공문서 작성 시 유의해야 할 내용과 공문서 작성의 오류에 대한 진단 및 수정을 통해 올바른 공문서 작성의 실제에 대해 살펴보도록 하겠습니다.

2. 공문서의 기안 및 작성 시 유의사항

가. 공문서 기안의 개념과 원칙은 무엇이고 기안자의 자격은 무엇인가요?

1) 기안의 개념 : 기안이라 함은 행정기관의 의사를 결정하기 위하여 문안을 작성하는 것을 말합니다.

2) 기안의 원칙 : 문서의 기안은 전자문서로 하는 것을 원칙으로 합니다. 다만, 특별한 사정이 있으면 종이 문서로 기안할 수 있습니다.

3) 기안자의 자격 : 기안자의 범위에 관하여는 아무런 제한이 없으며, 분장 받은 업무에 대하여 그 업무를 담당하는 자는 직급 등과 관계없이 기안할 수 있습니다.