1. 들어가며

20여 년 전 초임교사 시절 기안문을 작성해서 출력하여 부장, 교감, 교장선생님께 결재를 받으러 다닌 기억이 납니다. 띄어쓰기, 어순, 문맥 등을 수정해 주시면 다시 기안문을 출력해서 결재를 받으러 다니다 하루가 저물었던 적이 있었습니다.

그 시절에는 왜 그리 공문서 작성을 꼼꼼하게 보았는지 모르겠습니다. ‘내가 아이들 가르치려고 교사가 되었지, 공문서 작성하러 교사가 된 건 아닌데’ 하는 푸념을 늘어놓으며 기안문을 작성해서 결재를 받곤 하였습니다.

교감이 되어서 기안문을 살펴보면 여전히 공문서 양식에 맞지 않는 기안문을 흔히 볼 수 있습니다. 다만 20여 년 전과 달라진 것은 전자문서이기 때문에 곧바로 수정할 수 있어 선생님들의 수고를 덜어줄 수 있다는 점입니다.

교육행정 업무를 추진하는 전문직의 경우, 공문서가 사문서와는 다른 원칙과 기준이 있음을 알고 제대로 된 업무처리가 이루어져야 하고, 기관에서 공문서도 제대로 작성하지 못한다는 소리를 들으면 전문성에 의심의 눈초리로 대할 수 있습니다.

이번 호에서는 공문서의 개념과 기능을 알고 공문서 작성 일반원칙 및 작성기준을 이해하며 실제로 공문서 작성 시 유의해야 할 내용에 대해 살펴보도록 하겠습니다.

2. 공문서의 개념 및 기능

가. 공문서란 무엇이고 어떤 때 필요한가요?

공문서란 행정기관 내부 또는 상호 간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서 및 행정기관이 접수한 모든 문서를 말합니다. 여기에는 도면, 사진, 테이프, 필름, 슬라이드, 전자문서 등 특수매체 기록이 포함됩니다(출처 : 네이버 지식백과, 경찰학사전, 2012. 11. 20.).

공문서가 필요한 경우는 내용이 복잡하여 문서 없이는 업무처리가 곤란할 때, 업무처리에 대한 의사소통이 대화로는 불충분하여 문서가 필요할 때, 행정기관의 의사표시 내용을 증거로 남겨야 할 때, 업무처리의 형식상 또는 절차상 문서가 필요할 때, 업무처리 결과를 보존할 필요가 있을 때입니다.