공공기관에서는 행정업무의 효율적 처리를 위하여 문서 작성 방식을 포함한 업무절차에 관한 규정을 두고, 그 규정에 맞추어 문서를 생산하고 업무를 수행한다. 그러한 문서 작성 규정과 각종 업무절차를 ‘사무관리규정’으로 통합·제정하여 수작업 위주로 처리하던 방식에서 전산화·자동화 체제로 개편하여 시행하여 왔다. 

1991년 제정된 ‘사무관리규정’은 2011년 20년 만에 ‘행정업무의 효율적 운영 규정’으로 제명을 변경하여 종전의 문서 관리 위주의 규정에서 시스템 등을 이용한 기관 간 업무협조·지식 행정·영상회의 활성화 등 변화하는 업무수행방식을 포괄할 수 있도록 하였고, 2016년에 다시 ‘행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정’으로 제명을 변경하여 행정기관 간 이견에 대한 협의를 지원하는 등 행정협업을 촉진하도록 하였다. 

우리나라의 공문서 작성은 기본적으로 행정안전부에서 공표하는 ‘행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정(구 사무관리규정)’에 근거하고 있다. 행정안전부에서는 행정업무운영 편람을 발간하여 합리적인 업무수행 방향과 기준을 제시하고 있는데, 2020년에 ‘행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정(구 사무관리규정)’의 최근 개정 내용과 개선 사항을 반영하여 여덟 번째로 행정업무운영 편람을 발간하였다. 행정업무편람은 ‘행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정(구 사무관리규정)’을 실제로 행정업무운영과 관리에 대한 이해를 돕고 이를 어떻게 적용할 것인지 풀어놓은 편람이라고 볼 수 있다. 

공문서의 정의
행정상 공문서라 함은 행정기관 또는 공무원이 직무상 작성 또는 시행되는 문서와 행정기관이 접수하는 모든 문서를 말한다. ‘행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정’에는 ‘공문서란 행정기관에서 공무상 작성하거나 시행하는 문서(도면·사진·디스크·테이프·필름·슬라이드·전자문서 등의 특수매체 기록을 포함한다)와 행정기관이 접수한 모든 문서를 말한다’라고 규정하고 있다. 

문서의 종류
“모든 행정업무는 문서로 시작해서 문서로 끝난다”는 말이 있듯이 대부분의 행정활동은 문서로 이루어진다. 문서는 작성 주체에 따라 공문서(공공기관)와 사문서(개인)로 나뉘고, 유통대상 여부에 따라 유통이 되지 않는 내부결재문서와 유통이 되는 문서인 대내문서·대외문서, 발신자와 수신자 명의가 같은 문서로 구분되며, 문서의 성질에 의해서 법규문서·지시문서·공고문서·비치문서·민원문서 및 일반문서로 구분하고 있다.