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전문직대비

[학사실무] 기록물 관리의 실제

1. 들어가며

어쩌다 코로나19 덕을 봤다고나 할까요? 생활에 많은 제약을 받다 보니 시간적 여유가 생겨 조선왕조실록과 관련된 연수를 듣게 되었습니다. 그 기록물이 없었다면 과연 우리가 조선 27대 왕들의 수많은 업적과 왕과 얽힌 사건에 대해 자세히 알 수 있었을까요? 기록물의 소중함과 위대함을 느낄 수 있는 좋은 시간이었습니다.

 

학교나 교육청도 마찬가지입니다. 하루에도 수많은 기록물을 생산하고 기록물과 관련하여 민원 요청이 수없이 많이 이루어지고 있기에 기록물 관리는 그 어떤 업무보다 중요하다 말할 수 있습니다. 또한 정기적으로 이루어지는 감사에서 기록물 관리는 개인의 신상과 관련된 중요한 일이라 말할 수 있습니다. 따라서 이번 호에서는 매일 기록물을 생산하고 등록·관리하며 보관하는 업무를 맡고 있는 교육전문직이 꼭 알고 실천해야 할 기록물 관리의 단계별 추진 내용에 대해 살펴보도록 하겠습니다.

 

2. 기록물의 정의와 유형

가. 기록물의 정의는 무엇인가요?

기록물(전자·비전자기록물)이란 학교(기관)에서 업무와 관련하여 생산 또는 접수하는 문서·도서·대장·카드·도면·시청각기록물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 의미합니다.

 

나. 기록물은 어떤 유형이 있나요?

1) 전자기록물 : 전자기록생산시스템(업무관리시스템 등)을 통해 전자적인 형태로 작성하여 생산·접수 또는 저장되는 기록정보 자료

 

2) 비전자기록물: 물리적인 형태를 지닌 매체에 수기로 작성되어 업무관리시스템 등에 등록되는 기록정보자료(일반문서·보고서·시청각기록물·간행물·도면·카드·대장류·행정박물 등)(<그림 1> 참조)

 

3. 기록물 관리의 필요성과 관리 원칙

가. 기록물 관리는 왜 필요한가요?

1) 업무효율 향상 : 업무처리의 기본 수단이며, 후임자에게는 업무파악의 중요한 정보자료로 이를 통해 업무의 효율성이 향상될 수 있습니다.

 

2) 증거자료 활용 : 학교의 조직 및 기능·정책·운영절차 등과 관련한 활동의 증거자료로 활용할 수 있습니다.

 

3) 업무경비 절감 : 업무가 투명해지고, 청렴해지며, 이를 통해 각종 업무에 소요되는 경비를 절감할 수 있습니다.

 

4) 권익 보호 : 법적권리·재산권 등 권리의무를 명확히 하여 교육가족의 권익을 보호할 수 있습니다.

 

5) 학술문화 전통 : 각종 기록물을 지식정보로 활용하고, 학술연구의 자료로 이용할 수 있습니다.

 

6) 역사전통 계승 : 체계적인 기록물 관리를 통하여 문화유산을 역사적으로 계승하고 후대에 전승함으로써 후손들이 과거의 경험을 배울 수 있도록 할 수 있습니다.


[자세한 내용은 월간 새교육에 있습니다]

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