교육환경이 급속하게 변화함에 따라 학교경영에 필요한 다양한 자료를 원하는 형태로 제공받는 일이 절실히 요구되고 있다. 무엇보다 학교 관리자는 특정 영역에 한정된 정보가 아니라 학교 전반에 필요한 정보, 즉 전교적 차원의 데이터베이스에 접근할 필요가 생긴 것이다. 따라서 학교조직의 어떤 구성원보다도 정확하고 총체적인 정보를 활용하여 학교경영의 효과성을 증대시키는 교장중심 정보시스템이 필요하다.
1. 시작하는 말 학교는 더 이상 학교 내부에서 이루어지는 교육활동과 정보만으로는 운영하기 어렵다. 교육환경이 급속하게 변화함에 따라 학교의 모습도 급속하게 변화하고 있다. 학교간 또는 학교 급별로 경쟁이 증가하고 있으며, 이런 상황은 경쟁력 확보를 위해 필요한 다양한 정보를 학교의 내부뿐만 아니라 외부환경으로부터 모색하게 만들고 있다. 즉 성공적인 학교경영을 위한 학교와 교육청, 그리고 지역사회, 국가 등 여러 조직과의 협조 및 상호교류가 더욱 절실해졌고, 학교의 사회적 책무성의 증대로 인하여 이를 입증하기 위한 보다 효율적인 학교경영이 요구되고 있다.
학교 내부적으로도 신속하고 정확한 정보의 요구상황이 증대된 것은 마찬가지다. 문서화된 자료를 통한 정보 제공보다는, 방대하고 다양한 정보가 체계적으로 데이터화 된 시스템을 이용하여, 학교경영에 필요한 다양한 자료를 원하는 형태로 제공받는 일이 절실히 요구되고 있다. 무엇보다 학교 관리자는 특정 영역에 한정된 정보가 아니라 학교 전반에 필요한 정보, 즉 전교적 차원의 데이터베이스에 접근할 필요가 생긴 것이다. 학교조직의 어떤 구성원보다도 정확하고 총체적인 정보를 활용하여 학교경영의 효과성을 증대시키는 교장중심 정보시스템이 필요한 것이다.
이 글에서는 학교경영의 효과성을 증대시키는 데 기여할 것으로 여겨지는 정보시스템을 모색해 보고자 한다. 특히 학교경영의 책임자인 교장의 정보관리 여부가 관건이 된다는 점에서 교장정보시스템을 소개하고자 한다.
2. 교장정보시스템의 필요조건 교장정보시스템이 학교에 성공적으로 구축되기 위해서는 다음과 같은 요건이 갖추어져야 한다.
첫째, 교장의 적극적인 지원이 있어야 한다. 전통적인 방식에 익숙해져 있는 교장의 경우에는 정보를 문서화된 보고서나 구두 보고 등을 통하여 받아들이는 경우가 편한 데 비해, 교장정보시스템이 가져다주는 효과를 잘 인식하지 못하는 경우가 많다. 특히 일부에서는 새로운 방식에 거부감을 갖고 시스템 도입을 반대하는 경향도 있을 수 있다. 그러므로 성공적인 시스템 도입을 위한 하나의 요소로서 교장정보시스템의 효과를 이해하고 적극적으로 지원하는 학교행정가가 중요한 위치를 차지한다.
다시 말하면, 교장이 교육에 대한 비전 제시자, 변화촉진자, 그리고 갈등관리자로서의 역할을 수행하기 위한 다양한 정보의 필요를 인식하고, 이에 대한 적극적인 지원이 필요한 것이다. 따라서 교장은 시스템의 계획 단계에서부터 원형의 개발·검토 및 완전한 시스템의 보급·확산에 이르기까지의 전 과정에 참여해야 한다. 즉 시스템의 직접적인 사용자로서 교장정보시스템의 성공적인 구축에 능동적인 역할을 담당해야 한다.
둘째, 교장의 정보요구 수준에 맞는 간편성을 유지해야 한다. 정보시스템을 사용하는 교장의 기술적인 수준이나 정보요구에 맞게 가능한 한 단순하게 설계되어야 한다. 이런 점에서 중요한 것이 그래픽 출력기능이라고 할 수 있다. 그러면서도 동시에 숙련된 교장들을 위한 고급기능도 고려되어야 한다. 또한 스프레드시트, 워드프로세서, 데이터베이스, 전자우편 등과 같은 응용 프로그램도 사용할 수 있도록 설계되어야 한다.
셋째, 적절한 문제영역의 선택이 중요하다. 적절한 문제영역의 선택은 교장정보시스템의 효과에 중대한 영향을 미치는 요소이다. 즉 투자된 노력과 비용에 대비하여 시스템 운영의 효과를 보기 위해서는 교장이 당면하는 문제가 과연 무엇인가를 정확하게 파악하고 이에 대한 적절한 정보를 제공할 수 있어야 한다. 학교의 인사, 재정, 교육과정, 대외관계, 학생관리, 연구, 사무관리 등 다양한 영역 중 어느 영역에 당면한 문제가 있고 어떤 정보가 필요한지 시스템구축 시 고려되어야 한다. 동시에 교장은 사무적 기술이나 인간관계 기술도 중요하게 요구되지만, 학교를 종합적인 관점으로 보고 파악할 수 있는 전체파악 기술이 요구되므로 이러한 필요에 부응하는 정보도 제공되어야 한다.
넷째, 학교의 미래에 대한 가시화된 전망이 필요하다. 하나의 교장정보시스템 개발은 그것으로서 완성되는 것이 아니다. 이제부터 어디로 가야 할 것인지를 전망하고, 이를 바탕으로 계속적인 수정·확인 작업이 이루어져야 하는 것이다. 특히 교장에게 요구되는 리더십의 하나로서 학교교육에 대한 비전 제시자로서의 역할이 있는데, 이를 위해서는 조직의 가시화된 전망에 필요한 정보가 요구되므로, 교장정보시스템 개발자들은 앞으로의 조직 전망에 대해서 인지하고, 이에 대한 고려를 통해서 유지·보수에 유연한 시스템을 개발하여야 한다.
3. 교장정보시스템의 특성 교장정보시스템은 다음과 같은 특성을 갖는다.
첫째, 별도의 데이터베이스를 갖는다. 교장에게 유용한 정보를 적시에 제공하기 위해서는 조직 내에 존재하는 각종 데이터베이스들이 하나의 경영지원시스템으로 결합되어야 한다. 또한 기존 시스템의 데이터가 교장의 요구를 채우는데 적합하지 않은 경우가 대부분이기 때문에 교장의 활동을 지원하기 위한 별도의 데이터베이스가 존재하는 것이 바람직하다.
둘째, 편리하게 사용할 수 있어야 한다. 교장은 일반적으로 정보시스템을 사용하는 경우에 명령을 입력하거나 출력을 실행시키기 위해 키보드를 사용하는 방법에 익숙하지 못하다. 따라서 교장이 정보시스템을 편리하게 사용할 수 있는 장치가 필요한데, 이러한 장치는 세 가지 측면에서 고찰해 볼 수 있다.
①교장과 정보시스템 간의 상호작용 측면 : 일반적으로 이러한 상호작용에서는 터치스크린(touch screen)의 사용이 점점 증가하고 있는 추세이다. 이외에도 마우스를 사용한 ‘point-and-click’이나 터치패드(touch pad) 등이 있다.
②symbol의 사용 : 이것은 그래픽 사용자 장치를 의미하는 것으로, 자료처리 과정에서 필요한 각종 명령의 입력이 그래픽 형식으로 지원되어야 한다는 것이다. 심벌(symbol) 혹은 아이콘(icon), 영상 그래픽 등이 있다.
③다양한 형식의 출력기능 : 교장정보시스템에서 출력되는 정보를 쉽게 이해하기 위해서는 그래픽이 기본적인 출력형식이 되어야 할 뿐만 아니라, 나아가 그래픽출력의 형식도 다양하게 지원되어야 한다. 예를 들어 학생의 성적 현황과 변화는 다양한 형태의 그래프(막대그래프, 꺾은선그래프 등)로 나타낼 수 있어야 한다. 또한 그래픽 형식의 출력뿐만 아니라 경우에 따라서는 문서 형식 혹은 도표 형식의 출력도 가능해야 할 것이다.
셋째, 외부 정보시스템 데이터베이스와 연결된다. 교장정보시스템은 외부의 데이터베이스와 연결되어 있을 때 효과적으로 운용될 수 있다. 외부의 데이터베이스나 시스템과의 연결은 정보를 상호 교환하고 공유함으로써 보다 유용한 정보를 나누고 문제 상황에 효과적으로 대처할 수 있게 해준다.
4. 교장정보시스템의 구성 교장정보시스템의 구성요소로는 교장 워크스테이션, 교장 데이터베이스 하위 시스템, 교장 모델베이스 하위시스템, 외부의 정보와 연결되어 있는 학교 내의 메인프레임, 타 학교 교장의 시스템, 사용자(교장)를 들 수 있다. 교장 워크스테이션은 조직 내의 메인프레임에 연결되어 있는 개인용 컴퓨터나 혹은 터미널을 의미한다.
이미 앞에서 말한 바와 같이 교장을 위한 데이터베이스가 따로 존재해야 한다. 그리고 교장의 데이터베이스는 다른 학교의 관리자 워크스테이션과 연결되어야 한다. 이는 다른 관리자의 의사결정 사항을 열람하고, 그것을 자신의 의사결정 과정에 반영하며, 다른 학교행정가와 원활한 의사소통을 가능하게 하기 위해서이다. 학교 내의 메인프레임에 있는 전자사서함은 교내 구성원과의 의사소통 창구 역할을 하며, 전자결재시스템에 응용될 수도 있다.
5. 교장정보시스템의 단계적 구축
첫째, 교장의 정보요구를 분석한다. 교장이 필요로 하는 정보는 인사, 재정, 교육과정, 학생, 대외관계 등 학교업무 및 내부 정보와 교육부의 정책, 교육환경, 외부 학교의 정보를 동등하게 필요로 한다는 점이다. 교장이 필요로 하는 정보를 알아내기 위해서는 우선 교장의 업무를 파악해야 한다. 이런 점에서 시스템 개발과정에 있어서 교장은 사용자로서 능동적으로 참여해야 한다. 실제로 개발팀이 교장과 직접적인 접촉을 하지 않고 개발함으로써 실패할 가능성이 높다고 할 수 있다.
그렇다면 교장이 요구하고 필요로 하는 정보는 어떤 것인가? 교장은 학교의 현재 상황에 대한 분석에서부터 학교의 전략적 의사결정을 한다는 측면에서 다른 구성원과는 질적으로 다른 정보를 요구하게 된다. 따라서 성공적인 시스템을 구축하기 위해서는 먼저 이러한 교장의 정보요구 사항을 정확하게 파악할 수 있어야 한다.
둘째, 정보요구 사항을 조정한다. 처음부터 정보요구 사항을 만족시키기는 매우 어렵다. 따라서 이에 대한 조정이 필요하다. 조정이 되지 않으면 대부분의 시스템은 일관성을 잃게 되고 효율성을 상실하게 된다. 조정은 교장의 정보요구 사항을 면밀히 분석하는 것에서부터 시작한다. 정보요구 사항의 분석에서 얻어진 내용들을 바탕으로 장래에 더욱 주목될 이슈, 전략 등이 예측되어야 한다.
셋째, 기능요건을 검토한다. 기능요건이라 함은 교장에게 원하는 정보를 가장 효율적인 방법으로 전달하기 위해 달성해야 할 시스템의 기능을 말한다. 예를 들면, 교장이 선호하는 공문서 형식, 어느 정도 수준까지의 정보를 제공할 것인가, 지원정보 중에서 전략적인 정보는 어떤 것인가, 접근하는 자료의 원천 중에서 가장 다루기 어려운 자료 원천이 무엇인가 등을 미리 파악해야 한다는 것이다.
넷째, 원형을 개발한다. 다른 정보시스템의 개발과정에서와 마찬가지로 원형(prototype)의 개발은 단숨에 할 수 있는 것이 아니라 시행착오의 과정을 거쳐 수행되어야 하며 그 절차 또한 다른 정보시스템의 개발절차와 동일하다. 다만 교장은 다른 구성원들과는 달리 다양한 측면의 정보를 원하기 때문에 처음부터 시스템의 전반적인 모양을 형성해 놓고 그 수준을 점점 더 심화시키는 진화론적 방식(Evolutionary Approach)에 따라서 개발되는 것이 합리적이다. 이것은 한편으로는 개발과정 중에는 개발방향을 전환하는 것이 어렵다는 사실을 의미하므로 사전에 세심한 계획이 필요하다.
다섯째, 도입 단계이다. 원형이 만들어져 유용하다는 평가를 받고 난 후에는 이를 사용하게 될 교장의 스타일에 맞추는 작업이 필요하다. 이 단계에서는 이외에도 필요한 데이터 근원의 변경이 필요한 경우에 이를 바꾸어주는 일, 분석기법을 발견하여 실행하는 일, 정보가 교장에게 편리하도록 프린터 출력이나 화면 출력을 하는 것 등이 필요하다. 따라서 이 단계에서 시스템이 교장에게 무엇을 제공할 수 있는지를 확실히 보여 주어야 하며, 교장이 시스템을 잘 이해하고 사용할 수 있도록 해야 한다.
여섯째, 확장 단계이다. 시스템이 어느 정도 안정되고 쓸 만하다고 인정되면 각 학교의 시스템을 다른 학교행정가와 공유하여 사용할 수 있다. 이때는 중요한 영역의 정보는 암호화하고 허용되는 범위 내에서 다른 시스템에 접근하여 활용함으로써 다른 학교의 교장과 교장정보시스템의 원형을 서로 제공해 주도록 한다.
6. 교장정보시스템 구축의 참여 주체
교장정보시스템의 개발에 있어서 참여자의 역할은 대단히 중요하다. 참신하고 도전적인 사람들의 노력이 절대적으로 필요하며 관련된 이해관계자 집단과 조정 역할을 할 수 있는 사람이 개발에 참여해야 한다.
첫째, 교장정보시스템에 대한 지침을 만들기 위하여 운영위원회를 구성해야 한다. 이 운영위원회에서는 시스템의 내용과 형식을 지정하게 되는데, 시스템에서 다루어야 하는 핵심적인 경영과제를 찾아내고, 이들 정보가 어떻게 표현되는지의 형식을 개괄적으로 만드는 일을 한다. 이를 위해서는 교장이 위원장이 되고, 각 부장교사와 학교운영위원 중에서 참여하여 구성하도록 하며, 데이터 제공자, 데이터 관리자, 개발자, 프로젝트 조정자가 필수적으로 포함된다. 이 위원회는 학교의 목표, 교장의 요구 사항, 학교 실정 등에 관한 다양한 자료를 조사·분석하고 개발에서 운영되기까지 지속되어야 한다.
둘째, 데이터 제공자가 있어야 한다. 시스템을 사용하게 될 교장이 원하는 정보를 각 업무나 부서별로 제공해야 하는데, 이는 각 업무의 부장교사가 종합하여 제공한다. 각 부장교사 및 행정실장이 데이터 제공자가 되어 어떤 정보를 어떤 수준으로 나타내고, 얼마나 자주 정보를 갱신할 것인지 등을 교장과 의논하여 결정해야 한다. 그리고 시스템이 사용되는 단계에 가면 데이터 제공자는 출력되는 정보를 보호하고 이들의 정확성을 검토하며, 이 정보를 만들기 위한 원천 데이터를 입력할 책임을 가지게 된다.
셋째, 데이터 관리자가 있어야 한다. 데이터를 제공하는 각 부장교사들은 자신들이 데이터를 보관하고 있기는 하지만 데이터 파일을 관리하고 데이터를 수집하여 저장하는 프로그램을 작성하는 사람들은 아니다. 데이터 관리자는 컴퓨터 활용능력과 시스템에 대한 전문적인 지식과 운영이 필요하므로 일반적으로 학교의 정보담당 부장이나 혹은 선정된 정보담당 교사가 적합하다. 구체적으로 학교에서의 역할은 원천 자료와 시스템을 관리하고 유지·보수하는 것이다. 즉 프로그램 관리자이고 파일 관리자인 것이다.
넷째, 시스템 개발자가 필요하다. 시스템 개발자의 역할은 교장정보시스템을 만들고 관리하는 것이다. 이들은 데이터 제공자의 원천파일을 데이터베이스로 만들고, 시스템 이용자인 교장의 요구를 메뉴, 보고서, 그래프 등으로 만드는 것이다. 이와 같은 역할은 학교 내부에서가 아니라 교장정보시스템을 대행해서 개발해 주는 외부 전문 업체나 담당자가 필요하다. 이는 시스템의 개발과 구축을 담당하는 것이고 지속적인 관리는 앞서 데이터 관리자가 있기 때문에 상호 교류하여 시스템적 문제나 요구를 다루는 것이므로 시스템의 개발자는 외부의 전문가가 적합하다.
마지막으로 프로젝트 조정자가 있어야 한다. 프로젝트 조정자는 프로젝트에 참여하고 있는 여러 그룹의 사람들을 조정하는 역할을 맞게 된다. 이 역할은 교장이 담당하도록 한다. 이는 외부의 전문가나 시스템의 개발에 참여하고 있는 모든 구성원을 통할하고 관리할 수 있는 위치에 있기 때문이다.
7. 맺는 말 이와 같은 교장정보시스템을 구축할 경우 조직성과를 효과적으로 측정할 수 있다는 장점을 갖게 된다. 효과적인 시스템은 교장들이 조직성과를 실제로 보면서 확인할 수 있도록 도와준다. 성공적인 교장의 일반적 특징은 구성원에게 책임을 맡기고, 적절한 자원을 제공하며, 목표가 성취되었을 때에는 목표를 이룬 사람들에게 보상을 제공한다. 이와 같이 교장정보시스템은 조직 성과의 측정을 쉽게 할 수 있도록 도와줌으로써 학교 성과의 향상을 도모할 수 있도록 해주고, 동시에 성공적인 교장이 될 수 있도록 해준다.
교장정보시스템의 또 하나의 장점은 시간의 절약이다. 교장정보시스템은 교장이 필요로 하는 정보를 귀중한 시간의 낭비 없이 빠르게 얻을 수 있도록 해준다. 의사결정이나 행동을 취하는 데는 적절한 타이밍이 중요하다는 점에서 특히 의미가 있다.
이 시스템이 의사소통을 증대시킨다는 점도 중요한 장점의 하나다. 조직에서 지위가 높을수록 외부정보에 대한 필요성이 증대하게 된다. 이런 면에서 교장정보시스템은 학교조직 내에서 의사소통이 원활하게 이루어질 수 있도록 해준다. 즉 정보시스템을 통하여 교장은 학교 내의 구성원들과 정보를 교환하거나 교육상황에 대한 정보를 쉽게 주고받을 수 있다.
그 결과로써 교내에 효과적인 협조체계의 형성이 가능해진다는 점도 이 시스템이 가져다 주는 장점에 속한다. 교장 역할 중의 하나가 학교 구성원들이 서로 협조체계를 잘 유지하도록 하는 것인데, 교장정보시스템은 수집된 자료를 분석하여 교장뿐만 아니라 구성원들이 업무 처리의 우선순위를 명확히 이해할 수 있도록 도와주며, 의사결정에 효과적으로 참여하도록 해준다.
흔히 21세기를 정보화의 시대라고 일컫는다. 이제 정보화를 배제한 학교경영은 생각할 수 없는 시대에 진입하고 있으며, 학교경영의 책임자인 교장도 결코 예외일 수 없다. 이 글을 마치며 본 글의 대주제인 ‘다시 쓰는 교장학’은 바로 20세기의 교장학으로부터 21세기 정보화시대 교장학으로의 전환을 의미하는 것이 아닌가 싶다.
