칭찬받는 기획안의 특징
이호철은 <맥킨지식 문서력>에서 상사가 문서에 불만족한 이유를 다음과 같이 설명한다. 첫째, 주장하는 결론이 명확하지 않다. 둘째, 문제-원인-결과의 인과관계가 불분명하다. 셋째, 상사의 의도나 취지를 반영하지 못하고 있다. 넷째, 기본적 틀이 갖춰져 있지 않다. 더불어 내용이 장황하고 초점이 없거나, 읽을수록 오히려 궁금증이 더 생기며, 근본적인 문제의식이 안 보이는 경우 상사가 기획안이나 보고서에 불만족한다고 보았다. 

존 와이트(John Wight)는 ‘문서는 배려의 산물이다. 독자의 눈높이를 생각하고, 그의 마음을 읽어 주어야 한다’고 강조한 바 있다. 기획안을 잘 쓴다고 인정받는 것은 기획력을 인정받는 것과 마찬가지다. 기획안을 작성할 때 존 와이트의 말은 시사하는 바가 매우 크다. 기획안이나 보고서가 독자인 타겟에게 매우 훌륭하게 작성되었다고 칭찬받기 위해서는 어떤 조건을 충족시켜야 할까?

첫째, 기획 목적의 적합성이다. 기획하려는 목적이 분명하게 드러나면서도 전체 내용이 목적과 취지에 잘 부합해야 한다. 기획안을 읽으면서 ‘왜 이런 기획을 한 것인지, 그래서 어떻게 하라는 거지’라는 의문이 들게 해선 안 된다. 기획의 목적과 주제에 공감하고 가치 있는 기획안이라고 인정하도록 만들어야 한다. 기획안을 작성하기 전에 목적과 주제에 대해 충분히 고민하고 토의를 거치는 과정이 필요하다.

둘째, 기획 내용의 정확성이다. 훌륭한 보고서(기획안)는 신뢰할 수 있는 자료로서 정확한 내용을 담고 있어야 신뢰와 믿음을 받게 된다. 데이터를 인용하였다면 그 출처를 분명히 밝혀야 하며, 사실과 의견을 구분해 혼돈을 주지 말아야 한다. 주관적이고 특정적 관점이 아니라 거시적 관점에서 객관적으로 관련된 사람들의 의견을 균형 있게 담아야 한다.

셋째, 기획안 정리의 간결성이다. 기획하려는 내용과 취지가 분명하게 드러난 기획안이 좋게 평가받을 수 있다. 보고서나 기획안의 내용과 구성이 산만하지 않도록 일관성을 유지해야 하며 많은 내용을 담기보다 하나의 분명한 메시지를 전달해야 한다. 가급적 불필요한 미사여구나 수식어 사용은 피해야 한다. 헨리 워드 비처(Henry Ward Beecher)는 ‘형용사는 회초리로 쓸 나뭇가지에 붙어 있는 나뭇잎과 같이, 보기에는 좋으나 쓰기에는 거추장스럽다’고 강조하였다. 비처의 주장대로, 형용사는 꾸미는 말로서 화려하지만 의미를 복잡하게 만들어 설득이나 정보 전달의 목적에 장애가 될 수 있다. 짧고 간략하면서도 전달하고자 하는 메시지의 목적을 충실히 담은 기획안은 칭찬받기 쉽다.

넷째, 기획안 이해 수준의 난이도이다. 가장 훌륭한 보고서나 기획안은 설명을 따로 하지 않아도 이해할 수 있게 쉽게 작성된, 다시 말해 읽는 사람의 눈높이에 맞춰 작성된 것이다. 일반적으로 기획안을 작성한 사람이 해당 주제에 대해 가장 잘 안다. 기획안 작성자는 기획안을 작성하면서 많은 정보검색을 하고 다방면으로 검토를 하기 때문이다. 보고서나 기획안은 도표나 그래프를 활용하면 많은 내용을 담을 수 있을 뿐 아니라 이해도를 높일 수 있다. 작성자가 보고내용을 충분히 이해하고 소화하고 있어야 기획안을 쉽게 쓸 수 있다.