보고서 작성의 5대 원칙 
보고서 작성은 단순히 문서를 만드는 기술이 아니다. 논리적 사고로 자기 생각을 정리해서 상대에게 전달할 중요한 메시지를 만들고, 그 메시지를 상대방이 가장 쉽게 이해할 수 있는 방식으로 문서에 담는 과정이다. 진정한 보고서 작성 능력이란 보고서의 최종 소비자가 쉽고 빠르게 이해하고 공감할 수 있도록 하는 능력이다. 최종 소비자를 고려한 보고서 작성의 5가지 원칙은 다음과 같다. 

첫째, 보고서를 만들 때는 내 입장이 아니라 보는 사람이나 의사결정권자 입장에서 만들어야 한다. 보고서를 보는 사람이 느끼는 감정을 상상하면서 만들어야 한다. 

둘째, 보고서는 시작부터 끝까지 일관된 논리에 따라 작성해야 한다. 보고서의 논리적 근거를 뒷받침하는 규정·방침·정보·통계 등을 잘 이해하고 있어야 하며, 이것들을 기반으로 보고서를 작성해야만 논지를 강하게 전달할 수 있다. 특히 목차부터 정해서 일정한 얼개로 문서를 구조화하면 논지가 더욱 명확해질 뿐만 아니라 작성 속도도 빨라진다. 

셋째, 보고서는 쉬운 용어를 사용하여 작성해야 한다. 특히 보고서를 읽는 사람의 지식수준을 생각해야 한다. 용어가 이해하기 쉬울수록 보고의 성공 확률이 올라간다. 

넷째, 보고서는 간결·명료하게 작성해야 한다. 의사결정권자가 보고서를 통해 빠른 의사결정을 할 수 있도록 하려면 핵심 주제가 빠르게 눈에 쏙 들어오도록 작성해야 한다. 

다섯째, 보고서는 읽는 사람 입장에서 눈에 잘 들어오도록 아름답게 작성해야 한다. 이는 보고서를 화려하게 꾸미라는 뜻이 아니고, 문서의 ‘균형미’를 갖추어야 한다는 의미다. 행간이나 내용물의 배치를 보기 편하게 구성하고, 보고 내용을 뒷받침하는 도표·그래프·그림 등을 활용하면 보고서가 좀 더 충실해지면서 상대가 이해하기도 쉬워진다. 

보고서를 작성하는 가장 큰 목적은 상대와 소통(communication)하는 데 있다. 보고서를 잘 쓰려면 소통에 대한 기본적 이해가 필요하다. 커뮤니케이션(communication)은 ‘나누다’라는 의미의 라틴어 communicare를 어원으로 한다. 커뮤니케이션의 핵심 개념을 한 글자로 압축하면 통(通)이다. 커뮤니케이션은 언어적·비언어적 상징들에 대해 의미가 전달되는 과정이나 메시지를 통해 이루어지는 사회적 상호작용이라 할 수 있다.

커뮤니케이션의 핵심 요소는 상대와 통하고 공감해서 원하는 바를 얻는 것이다. 나의 의도를 수신자가 어떻게 해석하느냐에 따라 커뮤니케이션의 결과가 달라진다. 결국 핵심은 소통과 공감이다. 보고서도 마찬가지다. 보고서의 최종 소비자의 관점에 잘 맞추고 최종 소비자가 쉽게 이해하거나 좋아하는 단어 또는 표현을 사용했을 때 공감과 좋은 피드백을 얻을 수 있다. 커뮤니케이션의 또 하나의 핵심은 상대방과 메시지를 주고받는 과정에서 메시지의 왜곡이 최소화되어야 한다는 것이다. 커뮤니케이션에 있어서 스스로 나를 둘러싼 환경과 일 등을 올바로 인식하고 있는가가 매우 중요하다. 

보고서는 좋은 제목을 만드는 데서 시작된다. 제목의 중요성을 알 수 있는 대표적 사례로 <칭찬은 고래도 춤추게 한다>라는 책을 들 수 있다. 이 책은 처음에 <You Exellent!>라는 제목으로 번역 출간되었는데 반응이 별로 좋지 않았다. 제목을 정하면서 이 책의 핵심 키워드인 ‘칭찬’, ‘고래’ 등을 간과한 결과였다. 이 점을 인식한 후 이 책은 <칭찬은 고래도 춤추게 한다>라는 구체적인 제목으로 바뀌어서 재출간되었고 결과적으로 엄청난 베스트셀러가 되었다.

이 사례처럼 보고서 역시 좋은 제목을 붙였을 때 좋은 결과를 가져오는 경우가 많다. 제목만으로 보고서의 전체 내용과 취지, 보고 성격 등을 알 수 있도록 최대한 구체적으로 작성해야 한다. 보고서 제목이 ‘무엇을 하려고 하나요?’라는 질문에 대한 답이 되는지가 중요하다. 보고서 제목은 가능한 한 20자 이내로 압축해서 표현하는 것이 좋다. 추상적인 단어보다 구체적인 단어를 사용하고, 의미 전달에 지장이 없다면 수식어나 조사 등은 과감하게 생략해서 최대한 간결·명료하게 만들어야 한다. 

TIP❶ _ 보고서 점검 체크리스트
1) 왜 이 보고서나 기획서가 필요한지 기술되어 있는가?
2) 보고서를 최종적으로 읽을 사람의 관점에서 쉬운가?
3) ‌제시한 방안에 대하여 ‘왜 이렇게 해야만 하죠?’라는 질문이 나왔을 때 그에 대한 답이 제시되어 있는가?
4) 제시할 수 있는 대안들과 그 장단점이 잘 기술되어 있는가?
5) 혹시 빠진 대안이 있는가? 그에 대한 답변은 구두로라도 준비되어 있는가?
6) 문장이 간결·명료한가? 장황한 곳은 없는가?
7) 보고서 제목은 보고서 전체 내용을 잘 표현해 주고 있는가?
8) 목차에 논리적인 오류는 없는가?
9) ‘구체적으로 어떻게 할 건데?’라는 질문에 잘 답변할 수준인가?
10) 설명 없이도 이해할 정도로 쉬운가?
11) 시각적으로 아름다운가? 여백의 미가 있는가?
12) 구체적이고 직관적이며 논리적인 비약은 없는가?
13) 근거는 명확한가? 근거 자료의 출처는 조사·기술되어 있는가?
출처: 이윤석, <누구나 탐내는 실전보고서>